Doanh nghiệp sử dụng lao động, trả lương cho nhân viên bằng nguồn ngân sách của công ty. Công việc của kế toán viên là hạch toán lương định kỳ hàng tháng để tính toán thu nhập của người lao động chính xác, đảm bảo công bằng, tránh sai lệch.
Công cụ phần mềm kế toán đơn giản hỗ trợ thao tác hạch toán lương cho nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên, với từng doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm khác nhau về chế độ, lương thưởng. Các kế toán viên mới chưa biết cách làm bảng lương trên excel như thế nào? Chia sẻ dưới đây sẽ hỗ trợ bạn thao tác kế toán lương đơn giản trên excel.
Xác định căn cứ để tính lương cho nhân viên
Mỗi doanh nghiệp sẽ có căn cứ để kế toán lương khác nhau cho nhân viên, tùy vào chế độ của từng đơn vị. Nhân viên kế toán, nhân sự dựa trên những căn cứ sau đây để xác định lương cho nhân viên:
- Bản hợp đồng quy định mức lương, các chế độ mà nhân viên được hưởng khi làm việc tại doanh nghiệp và chức vụ tương ứng.
- Bảng chấm công ngày làm việc thực tế của nhân viên.
- Căn cứ và các quy định lương thưởng, phụ cấp chế độ của doanh nghiệp cho từng vị trí.
- Dựa trên bảng đánh giá hiệu suất làm việc, KPI khen thưởng đánh giá năng suất của mỗi nhân viên. Cùng các quy định về xử phạt của doanh nghiệp cho người lao động vi phạm nếu có, theo quy định pháp luật.
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức tính lương theo: sản phẩm, ngày công hoặc lương khoán. Tính lương cho nhân viên bằng excel sẽ tùy thuộc vào từng hình thức mà thiết lập tính toán phù hợp. Có thể hiểu, các hình thức trả lương như sau:
- Trả lương theo ngày công = số ngày công đi làm thực tế * (tổng lương + phụ cấp)/ số ngày lương quy định theo tháng.
- Trả lương theo sản phẩm = đơn giá sản phẩm * tổng số sản phẩm làm được.
- Trả lương theo hình thức khoán = tổng mức lương khoán * % tỷ lệ hoàn thành trong tháng.
Các thiết lập bảng lương cho nhân viên bằng excel đơn giản
Sử dụng công cụ kế toán excel mang lại nhiều lợi ích, tiện lợi cho kế toán viên trong việc thiết lập bảng lương. Kế toán viên có thể quản lý theo từng nhân viên, từng cụm lao động để tính toán bảng lương hiệu quả. Thiết lập công thức và nhập số để hoàn thiện tính lương cho nhân viên.
Tuy nhiên, kế toán viên cần tuân thủ các bước sau để thiết lập bảng lương cho nhân viên bằng excel hiệu quả:
- Nên phân chia và ghi tên các giá trị trong bảng excel để dễ dàng quản lý, lọc/ tìm kiếm thông tin. Thực hiện ghi chú các dữ liệu như: số thứ tự nhân viên, tên, bộ phận, ngày công, số lượng sản phẩm, đơn giá, ngày tăng ca, phụ cấp, tổng thu nhập, chế độ bảo hiểm xã hội…
- Sau đó thiết lập hàm công thức tính lương ở cột tổng thu nhập. Quản lý bảo hiểm, chế độ của nhân viên.
- Tìm kiếm tên nhân viên, kiểm tra sai sót bằng hàm VLOOKUP hoặc INDEX + MATCH (so với hàm VLOOKUP cách tìm kiếm không bị giới hạn đối tượng).
- Xuất bảng lương.
Phần mềm excel đơn giản, với các công thức, hàm hỗ trợ kế toán lượng nhanh chóng, hiệu quả. Người dùng có thể thiết lập các hàm, ghi nhớ các nhóm, tính toán lượng chính xác chỉ với các thao tác đơn giản trên excel.
Kế toán viên có thể thực hiện các hướng dẫn trên đây để thao tác kê lương cho nhân viên. Hay cập nhật thêm các hướng dẫn sử dụng phần mềm tính toán lương đơn giản tại https://sme.misa.vn/215228/ke-toan-excel-don-gian/ để thực hiện kê lương chính xác, hiệu quả.
